Het gebruik van digitale communicatie in projecten neemt de laatste jaren sterk toe. Een groot deel van de communicatie en documenten is archiefwaardig. Dit heeft directe gevolgen voor de wijze waarop binnen projecten documenten behandeld moeten worden. In de praktijk is hier vaak onduidelijkheid over. Gobar helpt organisaties een juiste invulling te geven aan documentbeheer vanuit projecten en archiveringseisen vanuit de organisatie.
Omgang met digitale documenten in projecten In de praktijk is het niet voor iedereen duidelijk welke regels voor documentbeheer gelden en hoe vanuit een project de documenten behandeld moeten worden: · Blijft naast de digitale documentenstroom de papierstroom in stand? · Gaat digitale besluitvorming voor analoge besluitvorming? · Wat zijn de geldende regels en afspraken voor het archiveren? · Welke eisen gelden ten aanzien van de te archiveren materialen? (criteria voor archiefwaardigheid, authenticiteit, vereiste bewaartermijnen, reproduceerbaarheid, inhoud, structuur, vorm etc.). · Hoe is de relatie tussen een organisatiebreed documentbeheersysteem en het gebruik van (digitale) projectdocumenten?
Jan Diederiks: “In onze adviespraktijk merken we vaak dat er onduidelijkheid bestaat over de plaats die (digitaal) documentbeheer inneemt in de organisatie. Vaak is documentbeheer vanuit de ‘archiefwereld’ ontwikkeld, waarbij niet altijd voldoende rekening is gehouden met de eisen en wensen die vanuit de ‘projectwereld’ wordt gesteld. Echter, de eisen gesteld vanuit documentbeheer kunnen ingrijpen op de business en omgekeerd. Het is daarom van belang om samenhang te krijgen tussen beide werelden.”
Behoeften en wensen helder in kaart Gobar heeft veel ervaring met het structureren en stroomlijnen van werkprocessen, de omgang met documenten en de inzet van moderne informatietechnologie daarbij. Wij hebben relevante praktijkervaring met digitaal documentbeheer binnen projectorganisaties, en kunnen u helpen om voor een goede invulling hiervan alle aspecten helder in kaart te brengen. Samen met u kunnen wij hier een juiste invulling aan geven en komen tot oplossingen. In onze aanpak houden wij rekening met de wensen die vanuit de projecten in samenhang met de eisen vanuit de business worden gesteld. Wij kunnen helpen bij de planvorming ((IT)-beleidsplannen, projectplannen, werkplannen), bij het specificeren van uw vraag (voor werving en selectie IT-middelen) en bieden projectmanagement voor de implementatie van digitale documentbeheersystemen.
Contact Adviseur: Jan Diederiks Telefoon: 0252 422985 Email:
